Nel contesto dinamico delle aziende di service, l'inserimento accurato dei dati all’interno di un software di assistenza caldaie rappresenta un’attività fondamentale per garantire operazioni fluide, puntuali ed efficienti.
Le informazioni che vengono riportate nel proprio programma possono essere le più svariate: se parliamo ad esempio di un “Intervento” abbiamo informazioni quali la durata, il tecnico che l’ha svolto, un totale netto e lordo del documento generato, per non parlare della tipologia o dell’area di lavoro (riscaldamento, condizionamento, etc.) o della sua categoria (manutenzione, riparazione straordinaria, etc.).
Parlare di “inserimento del dato” in realtà comprende quindi molteplici aspetti, in quanto lo stesso singolo dato può assumere contemporaneamente caratteristiche diverse. Vediamo insieme a cosa ci riferiamo quando parliamo di “caratteristiche diverse”.
Ecco i punti che analizzeremo per gestire correttamente i nostri dati:
1. La natura dei dati
Dati qualitativi:
questi dati descrivono caratteristiche non numeriche, quindi, sono spesso descrittivi e soggettivi. Consentono una comprensione più profonda del fenomeno che stiamo analizzando. La “Tipologia Intervento” è un tipico esempio di dato qualitativo, in quanto mi dà un’informazione sulla “qualità” del tipo di intervento svolto.
Dati quantitativi:
al contrario dei precedenti, i dati quantitativi sono numerici e misurabili attraverso strumenti di business intelligence e di controllo di gestione e vengono automaticamente alimentati dal proprio software di assistenza caldaie.
Esempi di dati quantitativi sono il numero totale di manutenzioni fatte in un anno o il fatturato generato da un certo tecnico in un certo lasso di tempo.
Dati categorici:
ci permettono la suddivisione in categorie. Ad esempio, se parlo del mio parco caldaie, tali categorie possono riguardare le caldaie di marca X e di marca Z oppure le prime accensioni svolte in area “Riscaldamento”, “Condizionamento” o “Trattamento acqua”.
Dati ordinali:
si differenziano da quelli categorici perché hanno un ordine specifico, che li qualifica in maniera precisa ed evidente. Un esempio di dati ordinali potrebbe essere la valutazione del lavoro svolto dal tecnico, con un voto da 1 a 5, attraverso sistemi di feedback automatici ed immediati.
Dati continui:
rappresentano variabili che possono assumere un numero infinito di valori all'interno di un intervallo specifico. Il tempo di durata di una riparazione è un esempio di dato continuo (spesso approssimato per eccesso o per difetto).
Dati discreti:
al contrario, questi dati rappresentano variabili che possono assumere solo valori specifici e separati, spesso numeri interi. Il numero di dipendenti della propria azienda o gli interventi di “ritorno” effettuati in una particolare settimana rappresentano dati di tale tipologia.
2. L'utilizzo dei dati
Dati anagrafici dei clienti:
i dati anagrafici dei clienti rappresentano il punto di partenza fondamentale. Questi includono nome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail e altre informazioni identificative. Mantenere questi dati accurati e aggiornati è cruciale per stabilire e mantenere una comunicazione efficace con i clienti.
Dati di impianto:
nel mondo dei software di assistenza caldaie, questi dati sono importanti tanto quanto, se non più, dei dati anagrafici. Dati precisi e tabellati relativi alle marche e ai modelli di caldaie e gruppi frigo, le loro matricole, le date di installazione ed avviamento, i dati catastali, sono di vitale importanza per l’organizzazione aziendale.
Dati contrattuali e commerciali:
l'inserimento accurato dei listini prezzi dedicati, dei termini finanziari e dei dettagli sui servizi forniti (ad esempio estensione di garanzia), garantiscono un allineamento tra i tecnici ed il personale d’ufficio. Questi dati fanno sì che gli accordi commerciali siano rispettati e che le informazioni sulla fatturazione siano corrette.
Dati operativi:
riguardano la pianificazione e l'esecuzione delle attività. Questi includono la gestione delle risorse, le pianificazioni degli interventi straordinari e delle manutenzioni, le attività svolte e le relative tempistiche. L'aggiornamento tempestivo di questi dati assicura una gestione ottimale delle risorse e una migliore soddisfazione del cliente, oltre che permettere di poter analizzare produttività e margine rispetto alle varie aree e categorie di lavoro aziendali.
Dati finanziari:
questa categoria comprende informazioni contabili, transazioni finanziarie e dati fiscali. Un inserimento accurato di tali dati è fondamentale per la redazione di bilanci, dichiarazioni fiscali e analisi finanziarie. Contribuisce anche a mantenere la conformità normativa.
Dati di magazzino:
un altro aspetto da tenere in considerazione riguarda i dati relativi agli articoli di magazzino, gestendone le varie movimentazioni (di carico, trasferimento e scarico), la gestione delle scorte minime, anche relative al singolo furgone, con relativi reintegri, i listini dei fornitori, etc.
3. Inserimento delle corrette tempistiche di lavoro.
Supponiamo che un tecnico stia registrando un intervento di manutenzione programmata presso l’impianto cliente. Inserire le tempistiche corrette è cruciale per valutare l'efficienza del lavoro svolto. Ad esempio, registrare correttamente l'ora di inizio e di fine dell'intervento consente di calcolare il tempo effettivamente dedicato al lavoro. Questi dati possono poi essere utilizzati per ottimizzare la pianificazione degli interventi futuri di quel tipo o per quella tipologia di installato e per valutare l’effettivo margine che mi porta la lavorazione svolta.
Spesso si tende ad arrotondare in maniera eccessiva tali tempistiche di lavoro, operazione che porta a falsare in maniera anche importante stime future e statistiche reali: pensiamo solo ad una certa tipologia di intervento che viene inserita impostando di default, all’atto della chiusura intervento, 60 minuti di lavoro, mentre in realtà la reale lavorazione sarebbe in media di 70 minuti. Questi 10 minuti, che sembrano pochi, indicano uno sbilancio del 16% sulla tempistica di lavoro: ciò significa che il reale margine su questa tipologia di intervento è molto minore rispetto a quanto ipotizzato (oltre che portare a problematiche di gestione dell’agenda tecnici).
4. Tipologia corretta di intervento svolto.
Categorizzare correttamente il tipo di intervento è essenziale per una comprensione dettagliata delle attività svolte. Ad esempio, distinguere tra manutenzione ordinaria, riparazioni e installazioni nuove (anche in base all’area di lavoro, come “Riscaldamento”, “Solare”, “Ibrido” o altro) consente di analizzare il mix di attività svolte dall'azienda nel corso del tempo. Questo tipo di analisi può essere prezioso per identificare aree di specializzazione, formazione necessaria e per ottimizzare le risorse aziendali, oltre che per capire, attraverso strumenti analitici di business intelligence e controllo di gestione, quali sono le aree a maggior redditività per l’azienda.
5. Flusso della quantità di ricambi.
Un aspetto critico per la gestione del magazzino è registrare accuratamente il flusso di quantità di ricambi. L'inserimento preciso dei dati dovrebbe comprendere la descrizione dettagliata del ricambio utilizzato, la quantità e il codice dell’articolo. Questi dati sono essenziali per mantenere l'inventario aggiornato e per programmare gli ordini di rifornimento in modo tempestivo.
6. Il giusto utilizzo delle note.
Ogni intervento può comportare dettagli specifici che devono essere documentati accuratamente. Ad esempio, annotare le condizioni generali dell'impianto, le parti che potrebbero richiedere attenzione futura o le raccomandazioni per miglioramenti sono informazioni preziose. L'inserimento di queste note nei campi corretti del software di assistenza caldaie, magari associato a una funzione di ricerca avanzata, facilita il recupero rapido di informazioni importanti durante interventi successivi.
È inoltre importante gestire tali flussi di dati nei campi corretti del sistema, utilizzando i generici campi note solo se strettamente necessario: in questo modo il programma faciliterà ricerche, pre-compilazioni e statistiche e le mappature dei dati risulteranno nettamente più efficienti ed utili, in quanto più “leggibili” per il programma.
7. Validazione automatica e pre-compilazione.
Consideriamo un caso in cui il software di assistenza caldaie, mediante la validazione automatica, verifica che la tipologia di intervento selezionata sia coerente con le attività svolte. Se un tecnico sta eseguendo un intervento di manutenzione ordinaria, il sistema potrebbe suggerire automaticamente le attività standard da eseguire, riducendo il rischio di omissioni e garantendo una registrazione completa.
In sintesi, l'inserimento accurato dei dati non si limita ai soli dettagli di base. Include elementi specifici come tempistiche, tipologie di intervento, flusso di ricambi e note dettagliate. L'implementazione di strumenti di validazione automatica e precompilazione rende il processo più efficiente e riduce al minimo gli errori umani, contribuendo alla massimizzazione dell'efficienza operativa nel mondo delle aziende di manutenzione di impianti termici.
8. Conclusioni
A cosa mi porta la gestione corretta, puntuale ed esaustiva del flusso di dati all’interno del software gestionale?
Miglioramento dell'efficienza operativa:
un corretto inserimento dei dati ottimizza i processi aziendali, riducendo il rischio di errori e consentendo una gestione più efficiente delle risorse.
Soddisfazione del cliente:
i dati accurati sui clienti e sui servizi forniti permettono un servizio personalizzato e tempestivo, contribuendo a una maggiore soddisfazione del cliente.
Analisi decisionali:
l'analisi dei dati inseriti consente la generazione di report dettagliati, fornendo informazioni critiche per prendere decisioni strategiche e migliorare le prestazioni aziendali.
Conformità normativa:
l'inserimento corretto dei dati finanziari e fiscali assicura la conformità normativa, riducendo i rischi legali e le possibili sanzioni.
In conclusione, l'inserimento dati in un software di assistenza caldaie per CAT è un elemento chiave per il successo aziendale. Garantisce un controllo accurato delle attività, facilita l'analisi dei dati e promuove un ambiente lavorativo efficiente.
Investire nella corretta gestione e inserimento di dati è fondamentale per sfruttare appieno i vantaggi di un software gestionale, migliorando la competitività e la resilienza dell'azienda nel mercato dei servizi e con un minimo investimento dal punto di vista del tempo necessario per gestire l’inserimento delle informazioni ricevute le quali, a tendere, costituiranno uno dei principali patrimoni dell’azienda.
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Dicembre 21, 2023 |
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